FGSV: Kollaboratives Projektmanagement

Eine Projektzusammenarbeit zwischen ehrenamtlichen Mitarbeitern online zu realisieren, ist häufig mit Sicherheitsbedenken und hohem Verwaltungsaufwand verbunden. Die Plattform-Lösung der Forschungsgesellschaft für Straßen- und Verkehrswesen (FGSV) zeigt jedoch, wie die Zusammenarbeit zwischen Internen und Externen zentralisiert, sicher und wartungsarm gestaltet werden kann.


Für einen wissenschaftlichen Verein ist die Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Mitarbeitern grundlegend. Es gilt Informationen auszutauschen, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten sowie Diskussions- und Entscheidungsgrundlagen zu schaffen. Doch alles, was die Geschäftsstelle des Vereins in irgendeiner Weise verlässt, kann ein Risiko darstellen und ist nur noch schwer zu kontrollieren. Allerdings ist die Option, Externen den Zugriff auf das eigene Netzwerk zu geben, ebenfalls mit vielen Sicherheitsbedenken verbunden.

Eine zentrale Plattform

Die Forschungsgesellschaft für Straßen- und Verkehrswesen (FGSV) hat sich aus diesem Grund dafür entschieden, eine eigene Projektplattform zu schaffen, um einen wesentlichen Bestandteil ihres Aufgabenspektrums abzudecken. Dieses liegt u. a. in der Erstellung des Technischen Regelwerkes für das Straßen- und Verkehrswesen, das von ca. 2.000 Gremienmitarbeitern in unterschiedlichen Arbeitsgruppen ortsunabhängig ausgearbeitet wird.

Auf die Plattform haben sowohl die ca. 2.500 Vereinsmitglieder als auch die ca. 2.000  Gremienmitarbeiter nach einer selbstständigen Registrierung und Freischaltung Zugriff. Die Benutzerverwaltung wird über ein angeschlossenes ERP-System organisiert. Dabei findet zwischen dem registrierten Benutzer und den im ERP-System hinterlegten Kontakten ein Abgleich statt, um den Benutzern automatisch die passenden Rechte zuzuweisen.

Zwei Verwaltungsbereiche, eine Lösung

Da eine Vereinsmitgliedschaft keine Voraussetzung für die Mitarbeit in einem Gremium ist, beinhaltet die Plattform-Lösung drei voneinander getrennte Bereiche: Im Mitgliederbereich finden die Vereinsmitglieder Informationen und Dokumente, die die FGSV exklusiv ihren Mitgliedern zur Verfügung stellt.

Im Gremienbereich steht den Gremienmitarbeitern – entsprechend ihrer zugehörigen Arbeitsgruppe – ein virtueller Projektraum mit vielen verschiedenen Funktionalitäten zur Verfügung: Neben dem eingebundenen Kalender, der über Sitzungstermine und Veranstaltungen informiert, finden sich dort Vorlagen, Mitarbeiterlisten, ein Diskussionsforum sowie Sitzungs- und Arbeitsdokumente.

Im übergreifenden persönlichen Bereich können sowohl die Vereins- als auch die Gremien-Mitglieder ihre persönlichen Adress- und Nutzerdaten prüfen.

Keine Insellösungen mehr

Insbesondere bei der Bearbeitung von Regelwerken spielt die Nachvollziehbarkeit eine bedeutende Rolle. Daher bilden Änderungs- und Benutzerinformationen sowie individuell festgelegte Workflows die jeweiligen Erstellungs- oder Überarbeitungsprozesse ab. Eine Versionierung erlaubt auch auf zeitlich zurückliegende Änderungen zurückzugreifen und ältere Dateistände wiederherzustellen.

Die von der Objektkultur Software GmbH entwickelte Projektplattform basiert auf Microsoft SharePoint und der .NET-Technologie, mit deren Hilfe zahlreiche kundenindividuelle Anpassungen durchgeführt wurden. Einzelne Insellösungen und Wissenssilos gehören aufgrund der neuen Lösung der Vergangenheit an. Es existiert zukünftig eine Quelle für alle Dokumente, wodurch gewährleistet werden kann, dass alle Informationen jederzeit für alle Beteiligten aktuell vorliegen.