Implementierung von Microsoft 365
Für weltweit verteiltes Arbeiten

Wir implementierten Microsoft 365, um die weltweit verteilten Mitarbeitenden miteinander zu vernetzen

Mitarbeitende in mehr als 25 Ländern der Welt sollen datenschutzkonform zusammenarbeiten? Das klingt nach einer unlösbaren Aufgabe – aber nicht für uns. Wir haben die Herausforderung unseres Kunden verstanden und gemeinsam mit ihm eine Vision ausgearbeitet. Ziel des Projektes war die Konsolidierung und Homogenisierung der Systemlandschaft, um somit die Kollaboration unter den Teams zu erleichtern sowie die Integration aller Anwendungen und ein Single-Sign-on-Konzept mit einer Cloud-only-Lösung zu ermöglichen. Bei weltweiten Datenzugriffen spielt zudem das Thema Daten- und Identitätsschutz der Mitarbeitenden eine zentrale Rolle. 

Über den Kunden

Der Kunde ist eine Non-Profit-Missionsgesellschaft. Sie arbeitet als freies Werk weltweit in überkonfessioneller Partnerschaft. Ihre rund 230 Mitarbeitende sind in 25 Ländern eingesetzt. Sie gründen christliche Gemeinden, bilden aus und sind in medizinischen, sozialen Projekten tätig und helfen in akuten Notlagen.

Ausgangssituation

Die Mitarbeitenden unseres Kunden sind weltweit im Einsatz und nutzen daher verteilte Systeme nach dem Bring-your-own-device-Konzept (BYOD). Bei einer heterogenen IT-Landschaft mit dem Einsatz vieler Open-Source-Tools ist der Betrieb im eigenen Rechenzentrum sehr aufwändig.

Ziel war die Konsolidierung und Homogenisierung der Systemlandschaft, um somit die Kollaboration, die Integration aller Anwendungen und ein Single-Sign-on-Konzept mit einer Cloud-only-Lösung zu ermöglichen. Bei weltweiten Datenzugriffen spielt zudem das Thema Daten- und Identitätsschutz der Mitarbeitenden eine zentrale Rolle.

Ergebnisse auf einen Blick

Cloud-only-Lösung

mit Integration aller Anwendungen

Arbeiten weltweit

mit Microsoft Teams und Single-Sign-on für alle Legacy-Anwendungen

Sicherheitsoptimierung

auf Basis einer Secure-Score-Analyse und datenschutzkonforme Dateiablage in SharePoint Online

Prozessabbildung

z. B. von Urlaubsanträgen über die Microsoft Power Platform 

19,3%

weniger Betriebskosten 

5%

Steigerung der Effizienz durch eine einheitliche Arbeitsplattform 

Die Microsoft-365-Lösung im Detail

Die bestehenden Anwendungen der unterschiedlichen Geschäftsbereiche sollten miteinander vernetzt und in Microsoft Azure integriert werden, um letztendlich eine Cloud-only-Lösung zu gewährleisten.

Um das zu verwirklichen, wurde das komplette Microsoft-365-Paket eingeführt. Dazu gehört Exchange Online, Microsoft Teams zur ortsunabhängigen Kollaboration, SharePoint Online zur sicheren Dateiablage und die Microsoft Power Platform zur Digitalisierung der Arbeitsprozesse.

Ganz konkret wurden bestehende Papierprozesse durch digitale Prozesse ersetzt und zentral gesteuert, z. B. die Einreichung von Urlaubsanträgen oder Catering-Bestellungen. Durch die Azure-AD-Application-Integration wurde ein zentrales Anmeldeverfahren mit Single-Sign-on und einer Multifaktorauthentifizierung ermöglicht.

Um beim weltweiten Einsatz der Mitarbeitenden die Sicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten, wurde eine Sicherheitsoptimierung des Tenants auf Basis der Empfehlungen des Microsoft Secure Scores durchgeführt. Dazu gehört auch ein abgestimmtes Rechte- und Rollenkonzept für den sicheren Datenzugriff.

Das müssen Sie beachten bei der Einführung eines Identity & Access Management Systems:

Illustration zum Kiveda-Projekt, Referenz für Objektkultur Software GmbH
Illustration zum Kiveda-Projekt, Referenz für Objektkultur Software GmbH

Kundenstimme

„Die Vernetzung unserer Anwendungen über unsere Geschäftsbereiche hinweg war die größte Herausforderung. Die internationale Kollaboration ist zudem zentraler Bestandteil unserer Arbeit. Die Lösung von Objektkultur hilft uns tagtäglich, die weltweite Zusammenarbeit sicher zu ermöglichen. Auch intern konnten wir unsere Prozesse auf ein neues digitales Level bringen.“

Leistungen von Objektkultur

Analyse und Gestaltung

Analyse des Ist-Zustands und Gestaltung einer gemeinsamen Vision

Durchführung Security-Assessment

auf Basis des Microsoft Secure Scores

Maßnahmenplan

zur Verbesserung des Scores

Erarbeitung einer Roadmap

mit definierten Meilensteinen 

Umsetzung

und Review der Arbeitspakete

IT-Administrator-Schulung

mit Planung und Durchführung 

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