Revolutionäre Anbindung von SharePoint an Outlook
Objektkultur implementiert zukunftsfähige Ablagelösung für E-Mails und Dateianhänge
Die digitale Rechtsakte der Stadtwerke München (SWM)
Für die Stadtwerke München haben wir mithilfe einer Schnittstelle zwischen SharePoint und Outlook eine zentrale Ablagemöglichkeit geschaffen, die den Benutzern eine sichere und gleichzeitig transparente Verwaltung ihrer E-Mails inklusive Dateianhänge ermöglicht. Dokumente und E-Mails können aus Outlook über das SharePoint-Plug-in direkt in der gewünschten Fachbereichsstruktur abgelegt werden. Über die integrierte Suchmaske können Dokumente über alle Ablagen (Outlook und SharePoint) hinweg gesucht werden.
Unsere Lösung bietet durch ein Berechtigungskonzept den zuverlässigen Schutz aller E-Mails und Dokumente, so dass auch Compliance- und Datenschutzanforderungen für sensible Daten eingehalten werden können. Durch die Integration in Outlook und die intuitive Bedienung unterstützt die Anwendung die Prozessverbesserung und die Digitalisierung der gesamten SharePoint-Ablage.
Das sagt unser Kunde über das Projekt:
„Die Anbindung der SharePoint-Ablage an Outlook ermöglicht eine intuitive und einfache Bedienung der gesamten Dokumentenablage. Durch den Einsatz von Objektkultur konnten wir einen wichtigen Schritt in unserer Prozessdigitalisierung gehen und die fallbezogene Kommunikation innerhalb der Rechtsabteilung massiv vereinfachen.“
Dr. Christine Zundl | Leitung Energie und Finanzmarkt | Stadtwerke München GmbH
Die Ergebnisse auf einen Blick:
Sichere Schnittstelle zwischen SharePoint und Outlook
Zentrale (Drag&Drop-) Ablage von E-Mails inkl. sämtlicher Anhänge über das Outlook-Add-in im SharePoint
Automatische Erkennung von E-Mail-Merkmalen (Empfänger, Absender, Betreff und Empfangsdatum)
Automatisierte Befüllung der relevanten Metadaten zur strukturierten Dokumentenablage
Usability-freundliche und einfache Suchmöglichkeiten über alle Digitalen Rechtsakten
Vergabe von Rollen/Rechten und Dokumentensicherheit durch Erweiterung des SharePoint-Rechtemanagements
Integrierte Dokumentenbearbeitung direkt in Outlook
Aufhebung von Medienbrüchen: Outlook als zentrale Arbeitsanwendung
Lesen Sie hier die spannende Projektstory über die Anbindung von SharePoint an Outlook:
Mit Stern (*) gekennzeichnete Felder sind Pflichtangaben.