SharePoint Einsatzszenarien

Die Microsoft Technologie SharePoint ist so vielfältig wie das Wetter vor der eigenen Haustür. Mit ihr lassen sich – auch nah am Standard – umfassende Lösungen realisieren. Die Bandbreite reicht vom Dokumentenmanagementsystem über Lernplattformen bis hin zur Unterstützung unternehmensübergreifender Zusammenarbeit.


Informations- und Dokumentenmanagement

Jeder von uns verwaltet tagtäglich unzählige Unterlagen, Daten und Dateien – unabhängig davon, in welchem Digitalisierungsgrad sich ein Unternehmen befindet. Ein gutes System, um dem zumeist vorherrschenden Chaos Herr zu werden, ist dabei Gold wert. Mit SharePoint können betriebliche Informationen abgelegt und verwaltet werden, aber auch den Mitarbeitern Hinweise zu Compliance-Richtlinien, Formulare, Organigramme, Broschüren oder gar Zeitschriften zur Verfügung gestellt werden.

Doch nicht nur Dokumente lassen sich in SharePoint ablegen. Über definierte Listen sind auch Mitarbeiter und Ansprechpartner hinsichtlich Kompetenzen oder Tätigkeitsschwerpunkten einfach zu verwalten und anschließend bei Bedarf ausfindig zu machen.

Und das Wichtigste: Alle Informationen stehen den Mitarbeitern immer in der aktuellsten Version zur Verfügung, sind übersichtlich dargestellt, jederzeit gemeinsam bearbeitbar und nachvollziehbar – auch von unterwegs.

 

Wissens -und Lernplattform

“Viele Mitarbeiter” bedeutet häufig “viel Wissen”, das im Idealfall allen Kollegen bereitgestellt werden soll. Eine Möglichkeit dafür stellen Blogs mit vordefinierten Themenbereichen oder Kategorien dar, die mit SharePoint umgesetzt werden können. Das Wissen wird gesammelt und trägt im Unternehmen über Kommentarfunktionen zum aktiven Austausch bei.

Des Weiteren lassen sich Fortbildungs-Akademien aufbauen, in der sich Mitarbeiter mit Hilfe von Lernvideos (Video on Demand) selbständig fortbilden können oder Unterlagen für anstehende Zertifizierungen finden.

Innerbetriebliche Informationsströme können so beschleunigt werden und permanent geschulte Mitarbeiter sich vom Wettbewerb absetzen. Denn jeder möchte möglichst weit vorne auf der Erfolgswelle mitschwimmen.

 

Unternehmensübergreifende und -interne Zusammenarbeit

Kurze wie große Abstimmungen gehören zum normalen Geschäftsalltag. Um sowohl die Besprechungen als auch deren Vorbereitungszeit so effizient wie nur möglich zu gestalten, dient SharePoint als gutes Hilfsmittel.

Über verschiedene Tools und Module lassen sich beispielsweise Sitzungstermine einfacher finden, virtuelle Projekträume erstellen und alle Projektbeteiligten mithilfe von Diskussionsforen, News oder Aufgaben auf dem aktuellen Stand halten. Dies unterstützt und vereinfacht deutlich die Zusammenarbeit zwischen internen sowie externen Unternehmen, Projektteams, Ausschüssen, Gremien, Arbeitsgruppen oder Abteilungen.